La Confidencialidad, Salvaguarda, Retención y Propiedad de los Papeles de Trabajo, son parte del trabajo del auditor. El auditor deberá adoptar procedimientos apropiados para mantener la confidencialidad y salvaguarda de los papeles de trabajo y para su retención por un período suficiente para satisfacer las necesidades de la práctica, de acuerdo con requisitos legales y profesionales de retención de registros.
Los Papeles de Trabajo son propiedad del auditor. Aunque algunas porciones o extractos de los Papeles de Trabajo pueden ponerse a disposición de la entidad a discreción del auditor, no son un sustituto de los registros contables de la entidad. (NIA 420).
Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditorías posteriores.
Estos papeles de trabajo están protegidos por el secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del Código de Ética profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco años.
Por lo que podemos decir que:
- Los papeles de trabajo son propiedad de auditor.
- En los mismos se debe tomar en cuenta el Secreto Profesional.
- Deben resguardarse en un archivo con seguridad para futuras referencias.
- El cliente no debe tener acceso a los papeles de trabajo, únicamente al informe final.
- Estos pueden ser consultados por el Auditor sucesor con la debida autorización.
- Por constituir prueba en juicio, deben presentarse a requerimiento de Juez competente en un juicio.
El adecuado proceso de referenciacion de los papeles de trabajo en la auditoria financiera, como parte del cuidado profesional del auditor externo