Elaboración de una Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es un cuadro que indica y explica cualquier diferencia que aparezca entre los registros de efectivo del banco y de la empresa.
Tan pronto como se reciba el estado de cuenta bancario, se debe preparar el estado de conciliación bancaria, para determinar la razón de cualquier diferencia, entre el saldo que aparece en los libros y el que muestra el estado del banco.
Existen tres Formas de Conciliar el Saldo del banco al Saldo Contable.
- Conciliación de Saldos del Banco y en libros o simplemente Bancos a Libros.
Da comienzo con el saldo de bancos y luego, ya sea sumando o retando las diversas partidas que constituyen diferencia, se procede hacia el saldo en libros. En la práctica, algunos contadores utilizan este método con algunas modificaciones, es decir; dan comienzo con el saldo de los libros y luego, sumando y restando las partidas que constituyen la diferencia, proceden al saldo en bancos (Conciliación de Libros a Bancos).
- Conciliación de Saldos del Banco y en libros con el Saldo Corregido (por conciliación cuadrada, donde se parte de ambos saldos, para llegar a un saldo hipotético).
Esta forma es ampliamente usada y se compone de dos secciones diferentes:
a) Primera Sección: Comienza con el saldo que aparece en el estado bancario y
Procede hacia un saldo corregido; es decir, el saldo que mostraría el estado
Bancario si todas las operaciones hubieran sido corregidas.
b) Segunda Sección: Comienza con el saldo que arrojan los Registros de la empresa y
Procede también hacia un saldo corregido o sea, el que aparecerá en los registros después de asentarse debidamente todas las operaciones.
Para el procedimiento del método de conciliación cuadrada, primero anote todas las adiciones y luego las deducciones en la sección del estado en que se concilia el saldo del banco y en la sección del estado en que se concilia el saldo en libros. Por tanto, revise y agrupe las adiciones y deducciones al saldo del banco de la conciliación bancaria. Después de terminar el estado de conciliación bancaria, el saldo bancario y el estado en libros conciliados deben ser iguales si se han seguido todos los pasos en forma correcta.
- Conciliación Bancaria a Cuatro Columnas o Prueba de Efectivo.
Esta forma es usada con frecuencia por los Auditores y presenta cuatro conciliaciones en una:
a) Conciliación del saldo bancario a principios del periodo con el saldo en libros al principio del periodo (Primera Columna)
b) Conciliación de las Entradas según el estado de cuentas del banco con las entradas según libros (segunda columna)
c) Conciliación de las Salidas según el estado de cuenta del banco con las salidas según libros (tercera columna)
d) Conciliación del saldo bancario al finalizar el periodo con el saldo en libros a finales del periodo (Cuarta Columna).
El reglón superior de la conciliación a cuatro columnas es un resumen de las operaciones del periodo tomando del estado de cuenta del banco. Los saldos inicial y final aparecen en el estado de cuenta, lo mismo que las entradas (depósitos) y las salidas (cargos o cheques pagados).
El reglón inferior, ¨según libros¨, es un resumen de las operaciones con efectivo registradas en los libros. Estos totales se toman directamente de los libros, donde se muestran las entradas y salidas de efectivo, así como los saldos inicial y final.
Las columnas de los extremos izquierdo y derecho (saldos inicial y final) son simplemente conciliaciones de finales del periodo anterior con finales del presente periodo. Las dos columnas centrales (entradas y salidas) sirven para unir las de conciliación de la izquierda y la derecha.
Los auditores prefieren la conciliación a cuatro columnas como medio para identificar diferencias entre los libros y el estado de cuenta del banco durante el periodo que cubre la conciliación.
Como ya se menciono anteriormente, un procedimiento alternativo para elaborar una conciliación bancaria es el de conciliar los saldos del banco y de los libros con el saldo corregido. Esta misma alternativa es aplicable también a la conciliación de cuatro columnas.
Esta forma alternativa de conciliación es preferible por las siguientes razones:
a) Concilia con el saldo correcto (verdadero) de efectivo.
b) Agrupa todas las partidas de conciliación que requieren asientos de ajuste en la sección destinada al saldo en libros y
c) Permite un manejo más lógico de las partidas por conciliar.