La conciliación Bancaria
Dentro del manejo del efectivo entre las empresas no solo las entradas y salidas de caja se deben proteger con medidas de control interno. También es necesario proteger el efectivo disponible y el que está depositado en los bancos.
El efectivo depositado en los bancos no está a la mano para contarlo, pero se verifica elaborando una conciliación bancaria, es decir, conciliando el registro de efectivo en bancos que lleva la empresa y el registro que lleva el banco del efectivo depositado por la empresa.
Conciliación de Saldos Bancarios: Por lo general, al finalizar cada mes, el banco proporciona a cada cliente un Estado de Cuenta (una copia de la cuenta que el banco le lleva al cliente), en el cual se muestran los saldos inicial y final de efectivo, los depósitos los cobros efectuados por el banco a nombre de la compañía, los cheques pagados, las deducciones correspondientes a servicios bancarios y otros cargos; así como los cheques de clientes que fueron depositados, pero que no pudieron ser cobrados por el banco.
Si no hubo errores por parte del banco ni del cliente, si todos los depósitos efectuados al banco y todos los cheques expendidos por el cliente llegaron al banco dentro del mes y si no se realizaron otras operaciones que hubieran podido afectar al registro de efectivo de la empresa o del banco, el saldo de efectivo que presenta el banco al cliente será igual al que arrojen los registros del cliente a la misma fecha sin embargo, por varias razones, lo anterior ocurre muy pocas veces.
Procedimientos para la Conciliación Bancaria
Por lo general, el saldo de efectivo que aparece en el estado del banco no concuerda con el saldo de la cuenta de bancos en los registros contables, por las siguientes razones:
- Depósitos en Transito: Son los depósitos que fueron hechos por la empresa demasiado tarde para incluirlos en el estado del banco. Estos depósitos son incluidos en la cuenta (registros) de la compañía, pero no aparecen en el estado de cuenta actual del banco.
- Cheques Pendientes: Durante el mes se extienden cheques a proveedores, acreedores, empleados por sueldos y salarios, a dependencias gubernamentales por pago de impuestos, etc; sin embargo, no todos los cheques extendidos son presentados a cobro del banco durante el periodo que cubre el estado. El saldo de la compañía incluirá estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán rebajados del estado de cuenta correspondiente al mes en curso.
- Errores del Banco: En algunas ocasiones el banco comete errores.El saldo de efectivo que aparece en los libros no concuerda con el saldo que aparece en el estado del banco, por las siguientes razones:
- Cargos por Servicios Bancarios: Algunas partidas, tales como cargos por servicios del banco, no llegan a conocimiento del cliente hasta que este recibe el estado de cuenta.
- Cheques sin Fondos: El Banco puede devolver un cheque de un cliente depositado en la cuenta, debido a que este tenia suficientes fondos en su cuenta para cubrirlo.
- Cobro de Documento: El banco puede operar como cobrador de la compañía y obtener el pago de un documento que recibió la empresa de un cliente, más sus respectivos intereses si lo hay. El banco también puede cobrar por este servicio. Por lo general, la compañía no conoce si se cobró el documento hasta recibir el estado de cuenta.
- Pago de Documentos: La compañía puede autorizar al banco para que un documento pendiente de pago lo cancele a su vencimiento, mas los intereses si los hay. Cuando se paga el documento, el banco acostumbra enviar por correo una nota de cargo a la empresa como aviso que se ha efectuado el pago, sin embargo, no siempre la empresa la recibe y se da cuenta hasta que recibe el estado de cuenta.
- Errores en los Libros: La compañía puede cometer errores al registrar las operaciones de efectivo. Por lo general, no se descubren hasta que se recibe el estado de cuenta del banco y se concilia contra el saldo que aparece en los libros de la empresa.